Lançar despesas do Gecond no Cloudware

A partir do momento em que a ativação da integração do Cloudware no Gecond é concluída (veja como neste artigo.), todos os documentos de fornecedores registados com o número de contribuinte associado à licença do Cloudware serão registados em uma lista de lançamentos pendentes para integração com o Cloudware Business.

Poderá visualizar essa lista através da opção de menu Lançamentos ➜ Cloudware - Lançamentos pendentes


Após escolher essa opção será direcionado para uma página onde poderá visualizar esses lançamentos.

A lista de lançamentos pendentes mostra então todos os documentos de fornecedores emitidos para fornecedores com número de contribuinte igual ao registado na licença do Cloudware Business. Nessa lista poderá aplicar, se desejar, dois filtros:

  • Clientes : Aqui poderá indicar um condomínio específico, escolhendo-o da lista ou pesquisando por parte do código ou do nome.
  • Situação : Permite aplicar um filtro relativo à situação de liquidação das despesas, havendo 3 possibilidades à escolha:


    1. Todas : Opção pré-definida que incluirá no resultado da pesquisa despesas independentemente do seu estado de liquidação.
    2. Totalmente pagas : Somente despesas totalmente liquidadas serão incluídas no resultado da pesquisa.
    3. Por pagar ou parcialmente pagas : Somente despesas com valores pendentes de liquidação serão incluídas.

Independentemente de aplicar alguma condição aos critérios de filtragem, deverá sempre clicar no botão "⚲ Pesquisar" para que o Gecond preencha a lista com as despesas ainda não integradas com o Cloudware.

O botão "x Limpar" fornece uma maneira rápida de anular quaisquer critérios preenchidos voltando à cofiguração padrão: sem cliente específico e situação "Todas".

Depois de clicar no botão "⚲ Pesquisar" a lista será preenchida com as despesas pendentes de lançamento que satisfazem os critérios definidos, como exemplificado na imagem seguinte:

 

A lista contém a seguinte informação:

  • Data de emissão : Indica a data de emissão da despesa.
  • Cliente : Indica o condomínio a que está associada a despesa.
  • Rubrica
  • Valor : Indica o valor original da despesa.
  • Paga na totalidade : Indica se a despesa está ou não liquidada na totalidade. Esta factor terá influência no documento gerado pelo Cloudware.
  • Data do último pagamento : Se a despesa tiver já alguma liquidação, total ou parcial, indica a data da última liquidação.

Na lista poderá selecionar todos os documentos (clicando na caixa ☐ que está na linha dos títulos das colunas) ou selecionar individualmente as despesas (clicando na caixa ☐ no início da linha da despesa).

Para cada documento selecionado poderá efetuar uma de duas operações:

  1. Lançar o documento no Cloudware, gerando uma fatura-recibo, se o documento estiver completamente liquidado, ou uma fatura, caso contrário.
  2. Remover da lista de lançamentos pendentes.

    Se remover uma despesa da lista de lançamentos pendentes esse documento nunca mais estará disponível para integração automática.

 

Tomando como exemplo as despesas apresentadas na imagem anterior:

  • A primeira despesa tem uma liquidação em 11/9/2019, mas não foi paga na totalidade. Será gerada uma fatura.
  • A segunda despesa foi paga na totalidade, será gerada uma fatura-recibo.
  • A terceira despesa não tem nenhuma liquidação, será gerada uma fatura.

 

Se escolher a opção de lançar os documentos, será apresentado um quadro a resumir o processo que será efetuado. As despesas selecionadas que estejam completamente liquidadas serão lançadas como faturas-recibo; as que têm ainda débitos por abater serão lançadas como faturas.

 

As datas de emissão mostradas para a geração de faturas e faturas-recibo são preenchidas automaticamente com a data dos últimos documentos de cada tipo registado sno Cloudware. Poderá alterar essas datas manualmente antes de lançar para faturação, mas não será permitida mudar para datas anteriores às inicialmente definidas.

Deverá clicar no botão "Lançar para faturação" para gerar os documentos no Cloudware.

Antes de efetuar o lançamento, por questões de segurança, ser-lhe-á pedido que confirme a sua senha de acesso ao Gecond:


Deverá então escrever a sua senha e clicar no botão "Confirmar" para iniciar o processo de lançamento.


Depois de ser feita a geração das faturas ou faturas-recibo no Cloudware, o Gecond criará uma ligação para esses documentos na ficha de cada despesa lançada.

No cabeçalho de cada despesa aparecerá uma nova opção de menu com indicação do número do documento gerado no Cloudware:

 

Essa indicação é uma ligação a uma página com resumo de informação do documento gerado; nessa página poderá, se desejar, descarregar o documento em formato PDF:

 

 

  • despesa, faturação
  • 1 gebruikers vonden dit artikel nuttig
Was dit antwoord nuttig?

Gerelateerde artikelen

Alterar o titular de avisos de cobrança de quota

É possível alterar o titular de avisos de cobrança desde que sejam satisfeitas algumas condições:...

Anular um crédito

Se necessitar de anular um crédito poderá fazê-lo desde que alguns requisitos sejam respeitados:...

Avisos e créditos para ex-condóminios

Este manual explica resumidamente como lançar avisos ou créditos a condóminos que não existam no...

Cobrança de valores em débito

A reimpressão de avisos de cobrança inclui sempre os valores originais faturados dos avisos,...

Créditos em cartas de cobrança

Na geração de cartas de cobrança o utilizador tem controle sobre a inclusão de eventuais créditos...