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1. Finalidade

Durante o processo de criação de um condomínio é possível importar frações a partir de um ficheiro Excel, em vez de registá-las no próprio assistente.

Facilita-se assim o processo de introdução de informação, principalmente no que diz respeito às entidades associadas às frações.

2. Descrição

Quando se está a introduzir um novo condomínio na plataforma, usando o assistente de criação, é agora possível carregar a informação básica das frações de uma única vez a partir de um ficheiro em formato Excel preenchido, em alternativa à introdução manual.

Essa operação pode ser efetuada a partir do separador “Frações” do assistente de criação do condomínio.

A partir do botão “Importar frações” podemos carregar esse ficheiro. Existem duas formas de aceder ao ficheiro:

• Clicando no botão “Procurar ficheiro local” será aberta uma janela do Explorador do Windows que permitirá escolher o ficheiro a importar.
• Opcionalmente pode abrir o Explorador do Windows manualmente, navegar até a pasta em que se encontra o ficheiro e arrastá-lo para cima desta área

Poderá obter um modelo do ficheiro Excel usado para a importação clicando no link modelo do ficheiro de Excel que surge no quadro “Importar frações de um ficheiro Excel” (ver imagem anterior).

Logo após o carregamento do ficheiro será imediatamente efetuada uma validação do seu conteúdo; se o seu conteúdo estiver de acordo com as regras de formatação serão automaticamente geradas as linhas das frações e serão também criados os registos dos proprietários referidos no ficheiro.

Se alguma das regras de formatação ou validação de dados for desrespeitada serão geradas mensagens de erro a explicar a causa do erro e, sempre que faça sentido, serão também indicadas as linhas do ficheiro em que foram encontrados esses problemas.

3. Estrutura do ficheiro

Para que a importação seja efetuada com sucesso o ficheiro deverá ter a seguinte  estrutura :

(✶) - pelo menos uma das colunas E-mail, Telefone ou Telemóvel, deve ser preenchida.

Para o correto preenchimento deverá ter em conta as seguintes regras:

A primeira linha do ficheiro corresponde ao nome das colunas; o nome das colunas não é importante (por exemplo, é indiferente identificar a 3ª coluna como “Permilagem” ou “Percentagem”). Esta primeira linha não será considerada como conteúdo de dados.

• A ordem das colunas tem de ser respeitada. Por exemplo, a primeira coluna será sempre interpretada como contendo o código (“letra”) da fração, independentemente do seu título.
• O ficheiro deverá ter sempre todas as colunas definidas anteriormente. Mesmo que uma coluna não tenha dados, deverá existir e ter um título. Assim, por exemplo, mesmo que não precise de registar nenhum “Indicativo” (coluna 10) não deverá suprimir essa coluna.
• Caso os votos não estejam preenchidos, será assumida a parte inteira da permilagem.

4. Mensagens de Erro

Caso seja detetada alguma inconsistência será apresentada uma mensagem a explicar o erro, conforme se pode ver na imagem seguinte.

As mensagens de erro foram pensadas de forma a serem suficientemente explicativas, mas encontrará logo abaixo mais detalhes sobre as mensagens de erro:

“O número de colunas não corresponde ao indicado nas regras de formatação.” - O ficheiro deverá ter sempre as 13 colunas definidas anteriormente.

“O código não foi definido.” – indica que existe pelo menos uma linha em que o código da fração não foi definido. A mensagem de erro identifica as linhas com problema.

“Existem códigos repetidos, por favor altere.” – indica que existem frações que partilham o mesmo código.

“O código tem mais de 5 caracteres, por favor altere.” – o código de cada fração está limitado a um máximo de 5 caracteres. Existe no ficheiro pelo menos uma fração cujo código ultrapassa este limite.

“O complemento não foi definido.” – cada fração deve ter obrigatoriamente um complemente, que é uma descrição da fração (por exemplo, “1º Esquerdo”). Existe no ficheiro pelo menos uma fração cujo complemento não foi descrito.

“O complemento tem mais de 30 caracteres, por favor altere.” – o complemento de uma fração está limitado a um máximo de 30 caracteres. Existe no ficheiro pelo menos uma fração cujo complemento ultrapassa este limite.

“A permilagem não foi definida, ou contem informação que não é possível de ser convertida. O valor tem que ser >= 0 ou < 999,99.” – A permilagem de cada fração deve estar corretamente definida. É obrigatório o seu preenchimento e deve ser um valor numérico e compreendido no intervalo entre os 0 e 999,99.

“O somatório das permilagens das frações ultrapassa o valor 1000, por favor altere.” – o somatório das permilagens de todas as frações não pode ser superior a 1000, embora possa ser menor.

“O condomínio não tem zonas definidas, ou o código colocado no documento não coincide com os códigos definidos, por favor altere. “

Caso o condomínio tenha zonas, todas as frações definidas no ficheiro de importação deverão ter, na coluna correspondente às zonas, um código que coincida com um dos códigos das zonas definidas no passo 2 do assistente de criação do condomínio.

Caso o condomínio não tenha zonas, esta coluna não deverá ter códigos de zonas em nenhuma fração.

“O nome do proprietário não foi definido.” – existe alguma fração em que o nome do proprietário não foi definido.

“Tem de ter preenchida pelo menos uma das colunas relativas ao email, telefone ou telemóvel.” - Um contacto é obrigatório. Tem de ter preenchida pelo menos uma das colunas relativas ao email, telefone ou telemóvel

“Se o indicativo internacional não for definido, ou é o português (+351), então o telefone terá de ter 9 dígitos, sendo o primeiro o 2.” - A coluna do Indicativo só é necessária para nºs de telefone estrangeiros. Caso não esteja preenchida a aplicação assumirá que o nº é nacional e restringirá os valores aceitáveis a números com 9 algarismos e começados por 2.

“Se o indicativo internacional não for definido ou é o português (+351), então o telemóvel terá de ter 9 dígitos, sendo o primeiro o 9.” - A coluna do Indicativo só é necessária para nºs de telemóvel estrangeiros. Caso não esteja preenchida a aplicação assumirá que o nº é nacional e restringirá os valores aceitáveis a números com 9 algarismos e começados por 9.

“Tem de ter preenchida pelo menos uma das colunas relativas ao email, telefone ou telemóvel.” - Em todas as linhas do ficheiro deve existir pelo menos um contacto associado ao proprietário (email, nº de telefone ou telemóvel).

Mesmo que um proprietário esteja ligado a mais que uma fração é obrigatório que todas as linhas tenham algum contacto definido. Para isso o ficheiro poderá repetir algum contacto:

ou cada linha poderá conter um contacto distinto:

5. Validação de informação dos proprietários

Existem algumas especificidades na validação da informação de proprietários, pelo que trataremos desses casos aqui.

• O número de contribuinte e os contatos têm de ser únicos, ou seja, não é possível existirem dois proprietários, por exemplo com o mesmo email. São feitas validações nesse sentido, a partir do nome do proprietário. Os contactos associados a um proprietário, têm de ser únicos no ficheiro, não podendo estar atribuídos a outro proprietário.

Assim, por exemplo, um ficheiro com a informação abaixo exemplificada em duas linhas gerará a mensagem de alerta “O valor 911234004 tem de ser exclusivo de um único proprietário.”

• Um mesmo proprietário poderá estar atribuído a mais que uma fração. O nome do proprietário é usado como agrupador dos contactos que lhe estejam associados nas várias frações das quais é proprietário. Por exemplo, podemos ter no ficheiro as seguintes linhas:

A entidade Diogo Santos será criada com os três contactos telefónicos registados.

• Após a validação do ficheiro é realizada uma confrontação da informação dos proprietários com a informação das entidades existentes no sistema, com o intuito de verificar a necessidade efetiva da criação do proprietário. A informação a pesquisar será o nif, o email, o telefone e o telemóvel.

Caso seja encontrada na base de dados, uma correspondência única com a informação do proprietário existente no ficheiro, então a fração ficará associada à entidade já existente na base de dados.

Caso a correspondência não seja única então será devolvido um erro, alertando o utilizador para tal facto, tendo o mesmo de resolver essa situação.

Exemplo:

Como se pode verificar, o email e o telemóvel fazem correspondência com uma entidade, mas o telefone faz com outra, não sendo assim possível descobrir qual a entidade a associar a fração.

6. Exemplo

Condomínio com 10 frações distribuídas por 3 zonas:

Resultado após a importação: