A importação de um condomínio do Gecond 2 não transporta automaticamente os saldos financeiros iniciais de gestão corrente e de fundo de reserva e os saldos de caixa e das contas bancárias. Essa tarefa deverá ser executada manualmente pelo utilizador.
Antes de registar os saldos financeiros iniciais, duas outras tarefas deverão ser realizadas:
- Ativação do 1º orçamento: necessário para o Gecond 3 saber a que data se referem os saldos iniciais.
- Criação e associação das contas bancárias ao condomínio.
O separador dos Saldos Financeiros Iniciais na ficha do condomínio divide-se em três áreas principais:
I - Saldos Financeiros Iniciais de Gestão Corrente e Fundo de Reserva
Os valores aqui registados são os valores reais (financeiros) de gestão corrente e de fundo de reserva do condomínio, considerados à data final do último orçamento do condomínio no Gecond 2.
O método mais simples para obter esses valores passa por visualizar a Análise do Exercício 1 do Gecond 2 e ler os valores da coluna "Saldo Final" da secção "Caixa e Bancos".
Tomando como exemplo um condomínio cujo 1º exercício no Gecond 3 será o ano civil de 2020, visualizamos a Análise do Exercício 1 do ano de 2019 no Gecond 2 e na secção de Caixa e Bancos temos os seguintes valores:
| Caixa e Bancos | |||
|---|---|---|---|
| Saldo Inicial | Saldo Exercício | Saldo Final | |
| Gestão Corrente | -1.021,55 | 995,59 | -1.825,96 |
| Fundo de Reserva | 4.386,13 | 1.000,00 | 5.386,13 |
| Total | 3.364,58 | 1.995,59 | 3.560,17 |
De acordo com esse quadro os valores dos saldos financeiros iniciais de gestão corrente e de fundo de reserva deverão ser registados como se vê na imagem seguinte:
II - Distribuição dos Saldos Financeiros pelas zonas
Assim que os saldos financeiros de gestão corrente e de fundo de reserva são registados, e se o condomínio tiver zonas, o Gecond 3 distribuirá esses valores pelas zonas de forma proporcional à permilagem de cada zona. O utilizador poderá alterar essa distribuição, desde que a soma das distribuições de gestão corrente e de fundo de reserva pelas zonas coincidam com os valores totais anteriormente registados.
Usando o exemplo anterior, o condomínio tem duas zonas, "Apartamentos" e "Garagens", com permilagens respectivamente de 600 ‰ e 400 ‰. A distribuição automática feita pelo Gecond 3 é a seguinte:
O utilizador poderá alterar essa distribuição, colocando por exemplo:
Note-se que o utilizador alterou os valores atribuídos à gestão corrente, mas cometendo um pequeno erro: a soma dos dois valores dá o total de -1.825,90 €, que tem um diferencial de 6 cêntimos em relação ao total introduzido no saldo financeiro inicial de gestão corrente. Ao tentar gravar a alteração o utilizador receberá a mensagem:
O utilizador deverá corrigir manualmente os valores introduzidos.
Se houver interesse em gerar relatórios separados por zonas, o utilizador deverá registar a distribuição real nas zonas. Para isso deverá registar os valores dos saldos finais de gestão corrente e de fundo de reserva das zonas na área de “Caixa e Bancos” da Análise do Exercício 1 do Gecond 2, usando a opção de separação por zonas.
III - Saldos Iniciais de Caixa e das Contas Bancárias
Finalmente, o utilizador deverá introduzir os valores inicias de caixa e de cada conta bancária, distribuídos pela gestão corrente e pelo fundo de reserva.
A forma mais cómoda de obter esses valores consiste na utilização do balancete do Gecond 2. O balancete permite visualizar essa distribuição no final do exercício. No fundo do balancete temos a secção "Saldo Final", como exemplificado a seguir:
| Saldo Final | |
| Caixa | |
| Gestão corrente | -2.294,87 |
| Fundo de reserva | 2.294,87 |
| Total Caixa | 0,00 |
| Bancos | |
| Conta à ordem | 468,91 |
| Conta Poupança Condomínio | 3.091,26 |
| Total Bancos | 3.560,17 |
Seguindo esse exemplo, o registo da distribuição pelo caixa e contas bancárias deverá ser a seguinte:
De notar que a distribuição do caixa deve ser feita como apresentado no balancete do Gecond 2, e não apenas colocando o valor do saldo total de caixa (0 €) . É necessário garantir que o total dos valores distribuídos pela coluna "Gestão corrente" coincida com o valor do saldo financeiro inicial de gestão corrente.
No exemplo, note-se que -2.294,87 + 468,81 = -1.825,96, que é efetivamente o valor do saldo financeiro inicial de gestão corrente.
Do mesmo modo, para o fundo de reserva, temos que 2.294,87 + 3.091,26 = 5.386,13, valor registado para o saldo financeiro inicial de fundo de reserva.
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