Copiar um orçamento

 

 

O Gecond 3 disponibiliza mecanismos para que possa criar um novo orçamento a partir de um já existente, sem necessidade de criar toda a informação novamente.

Para copiar um orçamento existente deverá entrar na página desse orçamento em modo de consulta. Na página do orçamento aparecerá o botão  + Adicionar próximo do topo da página.

Ao clicar nesse botão aparecerá um formulário cujo aspecto dependerá do estado do orçamento.

Se o orçamento que queremos copiar não estiver no estado "Ativo" o Gecond apresentará o formulário mostrado na imagem seguinte.



Neste caso o Gecond pede explicitamente ao utilizador que indique se deseja fazer uma cópia para o período seguinte ao do orçamento copiado, preparando um orçamento para um novo exercício, ou para o mesmo exercício do orçamento atual.


Caso a cópia seja feita a partir de um orçamento Ativo, o formulário apresentará apenas as restantes opções, assumindo que a cópia está a ser efetuada para o exercício posterior.


Se pretende preparar um novo orçamento para o mesmo período que o orçamento ativo deverá efetuar uma revisão desse orçamento. Pode ver neste artigo informação sobre revisões de um orçamento.

As opções de configuração são apresentadas na imagem seguinte:



  Cópia integral


Neste caso será copiada toda a informação automática do orçamento. As rubricas serão copiadas com os seus valores e com a aplicação de um coeficiente.

  • Se o coeficiente for 1,00 (valor sugerido por padrão), todas as rubricas serão copiadas com os seus valores originais.
  • Se o coeficiente for diferente de 1,00 as rubricas terão seus valores multiplicados por esse coeficiente. Assim, por exemplo, se desejar criar um orçamento com um aumento global de 5% em todas as rubricas, deverá indicar o coeficiente de 1,05.

Quando é escolhida esta opção o utilizador tem mais duas opções que lhe permitirão controlar o comportamento de eventuais agendamentos associados a rubricas do orçamento copiado.


Duplicação de agendamentos


Esta opção criará um agendamento idêntico ao original, adaptado às datas do novo orçamento e com o coeficiente aplicado ao valor por lançamento; esta opção permite programar uma alteração com antecedência, sem afetar agendamentos do exercício atual ainda não lançados.


Exemplo

Supondo um orçamento para o exercício correspondente ao ano civil de 2019, em que a rubrica "Honorários de administração", com valor de 1200 €, está agendada para ser emitida mensalmente, em lançamentos de 100 €.

Efetuando uma cópia com coeficiente de 1,10 [aumento de 10%] com opção de duplicação dos agendamentos, será criado um novo agendamento em que:

  • Início = 1/1/2020
  • Fim = 31/12/2020
  • Valor por lançamento = 110 € [100 € X 10%]

Portanto, passam a coexistir dois agendamentos para a rubrica "Honorários de administração"


# Início Fim Periodicidade Valor
1 1/1/2019 31/12/2019 Mensal 100,00 €
2 1/1/2020 31/12/2020 Mensal 110,00 €


A vantagem desta abordagem é que pode ser feita a cópia do agendamento sem alterar os valores agendados do exercício atual. No exemplo anterior, suponhamos que a cópia é feita em novembro de 2019; o agendamento de dezembro de 2019 será gerado ainda com o valor de 100 € correspondente ao exercício de 2019.


Extensão de agendamentos


Extensão do agendamento, aumentando o período do agendamento original para cobrir o novo exercício, aplicando o coeficiente ao valor por lançamento; esta opção altera o agendamento já existente.


Exemplo

Supondo o mesmo orçamento do exemplo anterior para o exercício correspondente ao ano civil de 2019, em que a rubrica "Honorários de administração", com valor de 1.200 €, está agendada para ser emitida mensalmente, em lançamentos de 100 €.

Efetuando uma cópia com coeficiente de 1,10 - aumento de 10% - com opção de extensão dos agendamentos, o agendamento original será alterado de forma que:

  • Início = 1/1/2019, ou seja, inalterado;
  • Fim = 31/12/2020, estendendo-se para cobrir também o novo exercício.
  • Valor por lançamento = 110 € [100 € X 10%]

Neste caso, se a cópia é feita em Novembro de 2019, o agendamento de dezembro de 2019 já usará o novo valor de 110 €.


Portanto, para a utilização desta opção deve verificar se:

  • já lançou todos os agendamentos do exercício que está a ser copiado;
  • não necessita de guardar um histórico dos valores agendados no passado;

  Cópia com rubricas a zero


Neste caso será copiada toda a informação automática do orçamento, mas todas as rubricas serão criadas com os seus valores a zero. Os valores deverão ser registados manualmente.


  Cópia com orçamento em branco


Neste caso são copiadas as informações genéricas, como a percentagem do fundo de reserva e os meses de cobrança, mas nenhuma rubrica é criada.

  • coeficiente, orcamento, cópia
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