Autorizações de contacto

Entrou em vigor no dia 25 de maio de 2018 o Regulamento Geral da Proteção de Dados Pessoais.
De acordo com essa regulamentação, sendo a Administração do Condomínio responsável pelo tratamento dos dados pessoais dos condóminos, foi necessário implementar algumas funcionalidades relacionadas com autorizações a ser dadas pelos condóminos para o tratamento dos seus dados pessoais.

 

Pedidos de autorização de contacto

 

Em lote:

O Gecond 3 permite a automatização do processo de recolha de informação sobre autorização de contactos por telefone ou correio eletrónico para efeitos de administração do condomínio. Essa funcionalidade permite o envio por e-mail dos pedidos de autorização de contacto para todos os condóminos, para que possam definir a sua aceitação ou recusa de contacto por e-mail ou telefone.

Essa funcionalidade está disponível no menu Entidades ➜ Pedido de autorização de contacto:

 

 

Depois de selecionar essa opção de menu será apresentada uma mensagem a explicar sucintamente o que será realizado:

 

  • Utilizando esta funcionalidade será agendado o envio de mensagens de correio eletrónico para todos os condóminos associados a condomínios ativos e com e-mail registado na sua ficha, a solicitar a autorização da utilização dos seus contactos.
  • Como o volume de e-mails a enviar pode ser de grande dimensão o envio desses e-mails não é efetuado no momento, mas agendado para ser efetuado em horário noturno.
  • Para cada condómino, o envio será efetuado uma única vez, o que significa que, depois de ser registado o envio deste e-mail para um condómino, ele não será mais considerado em pedidos posteriores. Mais concretamente:
    • No primeiro uso desta opção será agendado o envio de e-mails para todos os condóminos associados a condomínios ativos e com e-mail registado na sua ficha.
    • Numa tentativa posterior de usar esta opção, e se houver condóminos para os quais não foi feito o envio anteriormente (novos condóminos, ou condóminos que não tinham endereço de e-mail definido na sua ficha quando foi feito o anterior envio), será feito um novo agendamento.

Depois de clicar no botão "Enviar" será apresentada a mensagem a informar que foi submetido o pedido de envio das autorizações por e-mail, o que significa que foi feito o agendamento para o envio automático durante a noite.

 

Individual

Além do processo de envio em lote para todos os todos os condóminos associados a condomínios ativos, é também efetuar o envio do pedido de autorização de contactos de forma individual. Na ficha de cada condómino existe um botão  que permite efetuar esse envio. Após clicar nesse botão é apresentada uma mensagem a pedir confirmação:



 

Se o utilizador clicar em "Sim" é feito o envio e apresentada uma mensagem a confirmar o envio do pedido.

 

O envio individual apresenta duas diferenças em relação ao envio em lote:

  1. O envio do pedido de autorização por e-mail é feito imediatamente.
  2. O envio individual pode ser feito repetidas vezes para uma mesma entidade, mesmo que já tenho sido feito algum envio para este interessado em um pedido em lote.

 

Exemplo

Para exemplificar, vamos supor a existência de dois condóminos, Manuel e Maria, com e-mails registados.

Efetua-se um envio em lote:

  • pedido é enviado para Manuel
  • pedido é enviado para Maria

Mais tarde, é registado um e-mail novo na ficha de outro condómino, chamado João.

Faz-se um novo pedido em lote:

  • pedido é enviado para João;
  • pedido não é enviado para Manuel, pois foi enviado em um pedido em lote anterior;
  • pedido não é enviado para Maria, por ter sido enviado em um pedido em lote anterior.

Se acedermos a ficha de qualquer uma dessas entidades, poderemos enviar o pedido de autorização correspondente quantas vezes for necessário.

 

Configuração do texto

O texto do e-mail a enviar para os condóminos pode ser alterado pelo utilizador através da opção Administração ➜ Avisos legais.

Através dessa opção o utilizador tem acesso à página onde pode gerir alguns textos legais, em particular o relacionado com o e-mail de pedido de autorização de contactos. Clicando no botão  tem acesso à área de configuração do texto.

A utilização desta funcionalidade de configuração do texto é inteiramente análoga à edição dos modelos de texto disponíveis em Administração ➜ Modelos de Texto, podendo o utilizador editar manualmente o texto e utilizar um conjunto de etiquetas pré-definidas:


 

  • Contactos da empresa (nome, morada, email, telefone)
  • "Clique aqui" - Esta etiqueta tem especial relevância e não deve ser retirada do modelo de texto (aparece no texto como "[clique aqui]"). A utilização dessa etiqueta cria no e-mail um link para um formulário em que o condómino poderá registar a sua autorização.

Um exemplo de e-mail enviado para os condóminos é mostrado a seguir:

Empresa de Administração de Condomínios

empresa@email.com

+351 221 345 678

 

Exmo(a) Sr(a)

Estamos empenhados na privacidade e segurança dos seus dados pessoais, de acordo com o novo regulamento geral de proteção de dados pessoais, em vigor a partir de 25 de maio de 2018.

Para todos os assuntos relacionados com a gestão do condomínio, e caso não altere a sua preferência, iremos continuar a comunicar consigo pelos meios que habitualmente comunicamos.

Caso pretenda alterar a preferência ou os seus dados de contacto por favor [clique aqui]. Agradecemos a sua colaboração.

A Administração do Condomínio

 

Caso o condómino utilize o link definido em [clique aqui] terá acesso a um formulário onde poderá:

  • Consultar a política de privacidade da administração do condomínio.
  • Autorizar ou não a utilização dos seus contactos de e-mail e telefónicos para contactos relativos à administração do condomínio.

 

Quando o condómino clicar em "Submeter" os dados relativos à autorização serão automaticamente registados na sua ficha, não sendo necessária nenhuma intervenção direta do utilizador.

 

Autorização de contacto

Por padrão as fichas de todos os condóminos assumem a autorização de contacto. Já foi visto que os condóminos podem definir as suas autorizações através do formulário disponível no e-mail de pedido de autorizações.

Para os condóminos que não tem e-mail definido e que neguem autorização para contacto telefónico será necessário atualizar manualmente a informação na ficha do condómino.

Na ficha de cada condómino está disponível a área "Autorizações de contacto", conforme mostrado abaixo.

O utilizador pode editar a ficha do condómino e alterar essas definições.

Na ficha de cada condómino existe também a possibilidade de consultar um histórico de autorizações, clicando no botão associado:

Através desta opção é possível verificar todas as alterações que foram efetuadas às autorizações de contacto desse condómino.

 

Pesquisa de condóminos

Foram acrescentados dois novos filtros na pesquisa de condóminos:

  • Autoriza e-mail
  • Autoriza contacto telefónico

Ambos os filtros tem três escolhas possíveis:

  1. Indiferente - Significa que o Gecond não irá filtrar por esta autorização.
  2. Sim - O condómino deu esta autorização.
  3. Não - O condómino negou esta autorização.

Por exemplo, a configuração de pesquisa mostrada na seguinte imagem

 

 

devolverá a lista de condóminos que autorizam o contacto telefónico, mas não o contacto por correio eletrónico.

 

Efeito das autorizações

 

Autorização de contacto por e-mail

A autorização de contacto por e-mail será validada nas seguintes situações:

  • Processamentos periódicos:
  • Processamentos pontuais;
  • Criação, alteração e remoção de avisos
  • Criação, alteração e remoção de créditos;
  • Criação, alteração e remoção de recibos;
  • Criação, alteração e remoção de reembolsos;
  • Envio de convocatórias;
  • Envio de cartas de cobrança;
  • Envio de circulares;
  • Notificação de novos documentos anexados ao condomínio;
  • Envio de notificações de mensagens;
  • Envio de Declaração de IRS.

Se na ficha do condómino não estiver ativa a autorização de contacto por e-mail qualquer um dos processos acima descritos NÃO enviará o documento por e-mail para esse condómino.

 

Autorização de contacto telefónico

Essa autorização é utilizada pelo Gecond 3 nas opções de envio de mensagens por SMS. Se na ficha do condómino não estiver ativa a autorização de contacto telefónico o SMS NÃO será enviado para esse condómino.

  • autorização, condóminos, contacto, RGPD
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