[ DOCUMENTO EM ATUALIZAÇÃO ]
Este pequeno documento tem como objetivo conduzi-lo pelos passos básicos para começar a usar a plataforma Gesar 3.
1 - Registar dados da empresa
Depois de contratar o seu Gesar, alguns dados da sua empresa estarão já registados na plataforma. Poderá alterar ou acrescentar informação da empresa através da opção de menu Administração ➜ Titular da Licença.
Uma informação de especial relevância para a utilização da plataforma é a que se relaciona com as contas bancárias. As contas bancárias serão movimentadas nos recebimentos e pagamentos registados futuramente.
2 - Definir as configurações
A plataforma disponibiliza configurações que definem o comportamento da aplicação em algumas situações. Atualmente existem duas áreas gerais que permitem configurqação:
- Gestão de saldos negativos
- Regras padrão de comissionamento
Gestão de saldos negativos
Nesta secção poderá definir o comportamento da aplicação sempre que tentar efetuar um pagamento cujo valor torne o saldo do caixa ou da conta bancária escolhida negativo.
Existem três alternativas:
- Permitir, mas dar alerta
Com este parâmetro selecionado o utiliazdor será alertado sempre que a operação torne o saldo do caixa ou da conta bancária negativo. Poderá mesmo assim completar o pagamento, se escolher a resposta "Sim".
- Permitir
Este parâmetro desligará qualquer tipo de alerta, sendo sempre permitodo efetuar pagamentos, independentemente do saldo resultante da operação.
Neste caso deverá periodicamente usar a opção Lançamentos ➜ Movimentos de caixa e bancos para controlar os saldos de caixa e das contas bancárias.
- Não permitir
Esta opção bloqueará qualquer pagamento em que se indique o caixa ou uma conta bancária em que o saldo seja insuficiente. Será mostrada uma mensagem de alerta, mas não terá a escolha de proseeguir com a operação.
Regras de comissionamento
Esta secção permite a definição de regras padrão de gestão de comissões automáticas. Sempre que seja criado um imóvel ou um contrato, ele irá herdar estas definições, evitando assim ter de as definir novamente. Poderá posteriormente alterar as regras para um imóvel ou contrato em particular, se necessário.
Existem dois tipos básicos de comissões automáticas cujas configurações pode gerir nesta área:
- Comissão de arrendamento
- Comissão mensal de gestão
Comissão de arrendamento
A comissão de arrendamento, definida na ficha do contrato, é uma comissão a ser lançada na conta corrente dos proprietários do imóvel pela celebração do contrato.
- Valor de incidência
- Múltiplo da renda
Poderá definir aqui um valor no intervalo de 0.1 (10%) a 3. Esse valor será aplicado à renda definida no contrato. Por exemplo, se o valor definido for igual a 0.5 e a renda for de 300 €, a comissão será 0.5 X 300 = 150 €. - Valor fixo
Esta opção permite definir um valor monetário fixo para cobrança da comissão de arrendamento. É a opção aconselhável caso a sua empresa cobre sempre a mesma comissão na celebração de qualquer contrato.
- Múltiplo da renda
- Lançamento na conta corrente do proprietário
Nesta área poderá definir se a comissão deve ser ou não lançada automaticamente. Caso opte pelo lançamento automático, o Gesar gerará a despesa de comissão de arrendamento quando for emitido o recibo da primeira renda. A despesa será criada como estando liquidada, o que significa que será considerada automaticamente no próximo acerto de contas com os proprietários.
Note que poderá sempre alterar a configuração em cada contrato em particular. Por exemplo, pode definir que o lançamento é geralmente automático, mas "desativá-lo" em um contrato particular, ou vice-versa.
Comissão mensal de gestão
A comissão mensal de gestão é cobrada periodicamente, todos os meses, ou em função dos recebimentos de renda efetuados.
A comissão a considerar dependerá do estado do imóvel.
- Imóveis devolutos - comissão lançada nos processamentos mensais.
Se a opção "Lançar automaticamente no processamento mensal" estiver ativada o valor registado será lançado automaticamente na conta corrente dos proprietários quando for efetuado o processamento mensal. Em caso de compropriedade o valor será distribuido pelos proprietários de acordo com a sua percentagem de propriedade. Por exemplo, se um imóvel devoluto tem dois proprietários com quotas de propriedade respectivamente de 60% e 40%, uma comissão de 10 € gerará duas despesas distintas em cada propcessamento, com valores de 6 € e 4 €.
Esta comissão é lançada apenas quando o imóvel está devoluto, sendo ignorada quando for celebrado um contrato de arrendamento sobre esse imóvel.
- Imóveis arrendados - comissão lançada nos recebimentos de renda.
Esta comissão de gestão pode ser lançada quando houver recebimentos de renda.
- Valor
O valor da comissão pode ser definido como um valor monetário fixo ou como uma percentagem sobre valores do contrato (ver alínea seguinte). Poderá mudar a interpretação selecionando, como mostrado na imagem seguinte, a interpretação do valor.
- Incidência do cálculo
Caso o valor indicado seja uma percentagem, deverá definir a sua incidência, entre as duas opções seguintes:
- Valor bruto da renda - a percentagem é calculada sobre o valor da renda apenas, ignorando a existência do valor de despesas nos contratos.
- Valor bruto da renda com despesas - se o contrato tiver definido o valor de outras despesas esse valor será afectado pela percentagem no cálculo da comissão.
- Lançamento automático
Se selecionar o lançamento automático o Gesar lançará a comissão nas contas correntes dos proprietários do imóvel sempre que houver um recebimento de renda.
- Valor
3 - Inserir os imóveis
O passo seguinte passará pelo registo dos imóveis. Ao registar cada imóvel poderá criar também as fichas dos seus proprietários.
4 - Registar contratos
Finalmente, deverá registar os contratos de arrendamento. Ao registar cada contrato poderá criar também as fichas dos inquilinos.
Veja o artigo "Ficha do contrato" para mais detalhes.