Emitir recibo

Para efetuar um recebimento deverá usar uma das seguintes opções na barra lateral: Lançamentos ➜ Recibos ou Lançamentos ➜ Avisos e recebimentos.



A opção Lançamentos ➜ Recibos permite a consulta de recibos já emitidos.

A partir desta página poderá também emitir um novo recibo, através da opção "Adicionar":



A opção Lançamentos ➜ Avisos e recebimentos permite a pesquisa de avisos de cobrança.

A partir desta página poderá emitir um novo recibo, através da opção "Adicionar recibo":



Qualquer uma dessas opções dá acesso à mesma página de emissão de recibos.

Na página do recebimento deverá executar os seguintes passos:


Indicar o imóvel ou um inquilino.

Para isso deverá selecionar a opção de acordo com a informação que deseja indicar, marcando com , como mostrado na figura seguinte:




Pesquisa por imóvel


Se escolher a pesquisa por imóvel, deverá escrever parte do endereço do imóvel no campo a seguir à expressão Morada do imóvel e depois clicar em (ou na tecla [ENTER]).

A pesquisa não é sensível a maiúsculas, minúsculas ou acentuação. Por exemplo, pesquisar por "joao", "Joao", ou "João" retornará sempre um imóvel sito na Rua João de Deus.

 

Será mostrada a lista de imóveis que estão de acordo com o critério registado.



Se o imóvel pretendido estiver na lista, bastará dar um clique na linha correspondente e o imóvel será associado à ficha do recebimento.


Pesquisa por inquilino


Se preferir pesquisar por inquilino, deve seguir estes passos:

  • Clicar na área logo a seguir à palavra "Inquilino".
  • Escrever texto que permita pesquisar pelo inquilino, indicando no campo qualquer uma das seguintes informações (completas ou parciais), e clicando de seguida em (ou na tecla [ENTER])
    • Nome
      A pesquisa não é sensível a maiúsculas, minúsculas ou acentuação.
    • Referência
      Pode associar uma referência na ficha de um inquilino para facilitar a pesquisa.
    • Número de contribuinte
    • Contacto telefónico
      A pesquisa irá ser efetuada sobre números de telefone fixos e telemóveis.
    • E-mail
      Deve ser indicado o e-mail completo; a indicação parcial não devolve resultados.


  • Será mostrada a lista de inquilinos que estão de acordo com o critério registado. Basta dar um clique na linha correspondente e o inquilino será associado ao critério de pesquisa.




  • Pode também procurar um inquilino através da pesquisa por IBAN. Essa possibilidade é adequada para situações de transferências bancárias não identificadas. Para pesquisar por IBAN deverá clicar na seta a seguir à palavra "Inquilino" e mudar a opção.



Em qualquer dos tipos de pesquisa, podem ocorrer duas situações:

  1. O imóvel ou o inquilino estão associados a um único contrato ativo. Nesse caso o Gesar preencherá automaticamente o campo Contrato com o código do contrato associado e carregará a lista de documentos por quitar.
  2. O inquilino ou o imóvel estão associados a mais que um contrato ativo. Nesta situação o Gesar carregará uma lista com os códigos dos contratos. Deverá indicar um dos contratos para que seja carregada a lista de documentos por liquidar.


Selecionar os documentos a liquidar

Depois de preencher os critérios de pesquisa que permitam ao Gesar reconhecer qual o contrato pretendido, será preenchida a lista de documentos por liquidar, conforme exemplificado na imagem seguinte:



Os documentos são ordenados cronologicamente a partir do mais antigo. Se houver adiantamentos de inquilinos por abater, serão apresentados em cor vermelha.

Há variadas formas de indicar os valores a liquidar. A mais simples e comum será a liquidação total de todos os documentos em dívida. Para proceder à seleção de todos os documentos bastará clicar no ☐ no início da linha de títulos.



Efetuando essa operação:

  • A coluna "A liquidar" é preenchida com os valores totais em dívida.
  • São preenchidos os dados do recebimento:


    • Em dívida

      Valor total dos documentos em dívida.

    • Selecionado

      Valor a liquidar dos documentos selecionados. Se tiver usado a opção para selecionar todos os documentos, será igual ao valor em dívida.

    • A receber

      Por padrão é igual ao valor selecionado. Pode ser alterado manualmente, para permitir recebimentos parciais ou em excesso. Essas situações serão explicadas mais adiante.

    • Data

      Inicialmente assumida como a data atual, mas pode alterá-la de várias maneiras:

      • Usando o calendário .
      • Escrevendo manualmente a data. Não é necessário escrever a data em formato completo, como "01-01-2020", bastando que o texto introduzido seja inequivocamente entendido como uma data única. Por exemplo, pode escrever "1-1-20", ou "01012020".
    • Forma

      O Gesar assume a forma de pagamento preferencial registada no campo "Recebimento" da secção "Valores a cobrar aos inquilinos" da ficha do contrato, mas pode alterá-la, se necessário.


Pagamentos parciais

Caso o inquilino tenha efetuado um pagamento de um valor apenas parcial do total dos documentos em dívida, existem várias técnicas que pode utilizar para indicar os documentos a liquidar e os montantes associados.

Uma opção será selecionar individualmente os documentos, marcando o em cada linha. Para cada documento selecionado o Gesar mostrará o valor total já marcado.



Caso necessite de liquidar parcialmente um documento poderá também editar o valor a liquidar, clicando na célula e escrevendo o novo valor, que não poderá ser maior que o valor original (ou menor, caso se trate de adiantamentos a abater).



Neste caso não é necessário marcar o no início da linha, a seleção será feita automaticamente depois de editar a célula. Nesta situação o Gesar também mostrará o valor total selecionado.



Existe uma forma muito simples de efetuar recebimentos parciais, assumindo que se liquidarão os documentos mais antigos antes dos mais recentes. Bastará efetuar os passos seguintes:

  • Selecionar todos os documentos, clicando no ☐ no início da linha de títulos.


  • No campo "A receber" da área "Dados do recebimento" escrever o valor recebido.


  • O Gesar distribuirá o valor recebido por todos os documentos selecionados, a partir do mais antigo. Se necessário, registará um valor parcial no último documento a que é atribuído um valor, como exemplificado na imagem seguinte.


    O campo "Selecionado" será também automaticamente atualizado.



Pagamentos por excesso

Se o inquilino entregar um valor superior ao total em dívida, é possível gerar automaticamente um adiantamento com o valor da diferença em excesso, que ficará disponível para abatimento em recebimentos posteriores.

Para isso bastará, depois de selecionar os documentos a liquidar, escrever, no campo "A receber", o montante entregue pelo inquilino.



Na figura anterior supomos que a dívida total é de 420,00 €, mas que o inquilino transferiu 450,00 €.

Ao tentar guardar o recebimento o Gesar detetará a diferença e apresentará uma mensagem a questionar o utilizador se deseja que seja criado um adiantamento com o valor da diferença.



Se escolher a opção "Não" a gravação será cancelada e retornará a ficha do recebimento. Se clicar em "Sim", será direcionado para uma área do lado direito da página onde deverá completar a informação necessária para criar o adiantamento.



Deve preencher o campo "Descrição", indicando a origem do adiantamento. Para registar o adiantamento deverá clicar em ; somente depois de registar o adiantamento o recibo será também guardado.


Preencher informação de pagamento

Nesta área poderá preencher os dados de pagamento. A informação disponível dependerá da forma de pagamento selecionada.

Nos pagamentos em numerário, o destino do valor pago será automaticamente definido como "Caixa".

Caso a forma movimente contas bancárias deverá ser indicada uma conta bancária específica da empresa como destino do recebimento. Se a empresa tiver uma única conta bancária, ela será automaticamente escolhida; senão, deverá indicar a conta na lista.

Poderá também identificar a origem do valor recebido, indicando a conta bancária do inquilino.


Guardar e enviar o recibo

Finalmente, deve usar o botão "Guardar" para gerar o recibo.

Depois de gravar a informação do recibo o Gesar abrirá o quadro mostrado na imagem seguinte, para que possa imprimir ou enviar o recibo por e-mail.



  • Utilizar preferência do inquilino - Na ficha do inquilino é possível registar qual a sua preferência relativamente à receção de avisos e recibos, entre as opções "papel" e "e-mail" (ou ambas). A preferência por e-mail só fica disponível caso o inquilino tenha um endereço de correio eletrónico registado. Esta opção indica a preferência do inquilino (no exemplo da imagem anterior, "papel") e imprime o recibo ou envia-o por e-mail de acordo com essa preferência.
  • Utilizar preferência apenas por carta - Se a preferência do inquilino for pela receção do recibo impresso, o recibo será impresso; se a predileção for por e-mail, essa preferência será ignorada.
  • Forçar impressão - A opção "Imprimir todos (ignorando preferências do inquilino)" gerará a impressão do recibo, independentemente das preferências registadas na ficha do inquilino.
  • Forçar envio por e-mail - A opção "Enviar por e-mail (o que não for possível enviar será impresso)" enviará o recibo por e-mail, desde que o inquilino tenha algum endereço de correio eletrónico definido na sua ficha, mesmo que não seja essa a sua preferência. Se o inquilino não tiver endereço de correio eletrónico o recibo será impresso.
  • Número de vias - Define o número de vias a gerar: original, duplicado.
  • Formato - Permite definir a impressão em formato A4 ou A5.
  • Mensagem - Permite incluir uma mensagem no recibo.
  • recibos, recebimento
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