Documentos de fornecedores de origem externa

 

 

Introdução



O Gecond disponibiliza uma funcionalidade que permite a descarga automática de faturas de fornecedores que forneçam um serviço que permita a integração com o Gecond. Com essa integração, as faturas relacionadas com esse fornecedor serão automaticamente descarregadas para o Gecond, e poderá lançá-las todas de forma muito simples.

Como funciona?

Basicamente deverá efetuar dois passos principais:


Associar o fornecedor integrado.

Este passo apenas é feito uma única vez para cada fornecedor.

Após este processo ser concluído com sucesso, os documentos desse fornecedor passarão a ser descarregados automaticamente. O Gecond faz a descarga de novos documentos todas as madrugadas, de modo que tem a informação atualizada diariamente.

Veja a secção Configuração do Fornecedor a seguir para aprender a associar o fornecedor.


Verificar se os documentos descarregados automaticamente estão prontos a ser lançados e efetuar o lançamento das despesas.

Veja a secção Documentos de origem externa para aprender a lançar essas despesas.


Configuração do fornecedor



Antes de ter acesso às faturas é necessário configurar o fornecedor no seu Gecond. Para isso deverá aceder à opção Entidades ➜ Fornecedores integrados na barra lateral, conforme indicado na figura seguinte:



Depois de clicar nesta opção será direcionado para a lista de origem externa disponíveis:



Nessa lista serão apresentados a identificação e o número de contribuinte do fornecedor integrado. Será necessário associar um fornecedor do seu Gecond ao fornecedor integrado. Se tentar selecionar o fornecedor integrado clicando em sem antes indicar um fornecedor do seu Gecond, verá uma pequena notificação a avisar de que esse fornecedor é obrigatório:



Para associar um fornecedor do seu Gecond basta clicar no símbolo no fim da linha para abrir o formulário de pesquisa de fornecedores. O Gecond utilizará automaticamente o número de contribuinte do fornecedor integrado e efetuará a pesquisa segundo esse critério, na suposição de que já exista algum fornecedor com esse contribuinte. Caso tenha um fornecedor que corresponda ao integrado, mas que não tenha esse número de contribuinte associado, poderá mudar o critério de pesquisa, escrevendo parte do nome e clicando novamente em .

Caso não tenha nenhum fornecedor que corresponda ao integrado, tendo recebido a mensagem que a pesquisa não encontra nenhum resultado, poderá optar por criar um novo fornecedor para associar. Para isso deverá usar o botão "Adicionar":



Se o fornecedor já existir e for retornado na pesquisa, ou se for criado como acabamos de explicar, aparecerá no quadro de pesquisa de entidades:



Bastará um clique sobre a linha no quadro de pesquisa para que o fornecedor seja associado à linha correspondente da lista de origem externa:



Para confirmar essa integração deve clicar na área . Será apresentada uma mensagem a pedir a confirmação da integração:



Clicando em "Confirmar" o fornecedor será integrado.




Documentos de origem externa



A partir do instante em que um fornecedor da sua base de dados é associado a um fornecedor integrado, o Gecond passará a descarregar automaticamente a informação associada com as faturas desse fornecedor e os seus condomínios.

O Gecond faz a descarga de novos documentos todas as madrugadas, de modo que tem a informação atualizada diariamente.


Ao contratar os serviços da empresa Luzigás, ou sempre que inserir novos condomínios no sistema, deve-lhes indicar quais os números de contribuinte dos condomínios cujas faturas deseja receber automaticamente na nossa plataforma.

Tem de indicar que as faturas devem estar acessíveis à Improxy, e só desta forma os nossos serviços serão capazes de as descarregar.


Para visualizar essa informação deverá aceder à opção Lançamentos ➜ Documentos de origem externa na barra lateral, conforme indicado na figura seguinte



Ao entrar na área dos documentos de origem externa verá a lista de documentos de faturação disponibilizados por esse fornecedor e que não foram ainda lançados como documentos do Gecond.

Existem alguns pré-requisitos para que os documentos descarregados possam ser lançados como despesas no Gecond:

  • Deve existir um orçamento que contenha a data de emissão da despesa.
  • Esse orçamento deve estar em um dos estados: "Ativo" ou "Executado".
  • O utilizador deve associar explicitamente uma rubrica.

O Gecond analisará a data de emissão da fatura e procurará um orçamento que contenha essa data. Se existir e estiver no estado "Ativo" ou "Executado", preencherá a coluna Orçamento com a descrição desse orçamento. Caso contrário, essa coluna ficará com a descrição "Sem orçamentos" e não será possível lançar essa despesa no Gecond enquanto não for criado um orçamento nos estados compatíveis e que contenha a sua data de emissão.



A associação de uma rubrica poderá ser feita na própria lista de faturas, selecionando a seta ▼ na coluna Rubrica para ver a lista de rubricas e escolher uma.



Para as faturas que possam ser associadas a um orçamento serão mostrados os ícones e no início da linha.

O ícone serve para selecionar a linha para lançar a despesa.

O ícone abre uma página de criação de documento de fornecedor, já preenchida com a informação existente. Nessa ficha poderá efetuar operações como complementar a informação, selecionando uma rubrica, dar a despesa como paga, e gerar a nota de lançamento da despesa. Deverá usar o botão "Guardar e sair" para lançar a despesa e retornar à lista de documentos de origem externa.

Desta forma poderá efetuar todas essas operações, mas deverá lançar as despesas uma a uma.

Para lançar várias despesas simultaneamente a partir da lista, deverá:

  • Selecionar a rubrica a associar à despesa.
  • Marcar o no início da linha, para cada documento que deseja lançar.
  • Depois de selecionar todas as linhas pretendidas, clicar no botão "+ Gerar despesas".


Deverá receber uma mensagem a informar o resultado da operação.


  • fornecedores, integrados
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