Interligação com contas bancárias

Por problemas alheios à Improxy, a ligação ao serviço da Caixa Geral de Depósitos está temporariamente indisponível.

A situação já está a ser analisada pela Kevin, fornecedor europeu do serviço AIS, e pela CGD.


O que pode ver neste documento?

     
    Introdução
    Quem pode usar?
    O que pode fazer?
    Como ativar o serviço?
    Manutenção do serviço
    Como efetuar a reconciliação bancária
    Como o Gecond faz a correspondência automática de movimentos?
    Pagamento de documentos de fornecedores
    Criação de documentos de fornecedores
    Emissão de recibos
     

   Introdução

A interligação do Gecond com as contas bancárias dos condomínios irá permitir aceder aos saldos e às transações das contas bancária associadas aos condomínios, para que possa de forma simples proceder à reconciliação bancária dos movimentos bancários com os do Gecond.

O desenvolvimento desta opção foi feito em parceria com a empresa kevin, especializada nesta área.

Esta empresa é especializada na prestação de serviços de integração bancária, ao abrigo da diretiva europeia PSD2, relativa aos serviços bancários de consulta do contas e pagamentos, globalmente designados por Open Banking.


Mais informações em Diretiva dos Serviços de Pagamentos revista (DSP2) foi transposta para o ordenamento jurídico nacional. O que muda? | Banco de Portugal (bportugal.pt) .


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   Quem pode usar?

Apenas será possível utilizar esta funcionalidade nos condomínios Premium. Caso tente ativar o serviço em um condomínio que não tenha a subscrição Premium ativa será redirecionado para a página de subscrição:



Para que possa conhecer melhor esta funcionalidade, será disponibilizado gratuitamente este serviço a todos os condomínios por um período de dois meses a partir da data de lançamento.

 

 


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   O que pode fazer?

A interligação do Gecond com as contas bancárias dos condomínios permitirá a realização automática de um conjunto de operações que irá facilitar imensamente o seu trabalho diário.

Poderá realizar as seguintes operações de forma rápida e simples:

  • Descarregar automaticamente os movimentos bancários e efetuar a reconciliação bancária com os movimentos de tesouraria do Gecond de forma rápida e simples.
  • Efetuar o pagamento de documentos de fornecedores por liquidar a partir de movimentos da conta bancária.
  • Criar despesas a partir dos movimentos da conta bancária, e registar o seu pagamento.
  • Emitir recibos a partir de movimentos a crédito da conta bancária.

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   Como ativar o serviço?


Antes de poder ser utilizado, o serviço deve ser ativado. Vejamos os passos necessários à sua ativação.

   Abrir a ficha do condomínio.

   Aceder ao separador "Contas bancárias".

   Na lista de contas bancárias ha uma nova coluna chamada AIS (de "Accounting Information Service").



Enquanto não tiver feito ainda nenhuma ativação, essa coluna poderá estar preenchida de duas formas:

  • Com o símbolo .

    Isso significa que essa instituição bancária permite a ligação ao serviço e que as contas dessa instituição poderão ser ligadas ao serviço. Pode ver aqui as instituições bancárias que permitem atualmente essa ligação.

  • Sem nenhum símbolo.

    Significa que o serviço não está atualmente disponível para essa instituição bancária.

   Clique em

Irá aparecer uma mensagem a esclarecer o processo de ativação:



Clique em "Ativar" e será direcionado para a página do banco para concluir o processo de ativação. Essa página será aberta em um novo separador, e o Gecond ficará à espera da conclusão do processo.

O aspecto da página apresentada irá variar de acordo com o banco associado à conta. Apresentamos um exemplo com o Santander. Com outros bancos o processo será semelhante.



Por segurança, verifique sempre se na barra do navegador é indicado o endereço do banco ao qual se está a conectar.

O processo de autorização é feito, a partir deste momento, no banco onde está alojada a conta bancária.

 

   Conclua o processo na página do banco

Após indicar os dados de acesso e se autenticar, será apresentada a informação das contas que podem ser adicionadas.

Para isso basta apenas selecionar o botão “selecionar contas” e no painel direito selecionar as contas pretendidas e clicar em adicionar.



Serão apresentadas todas as contas associadas aos dados de acesso que utilizou, e não apenas a conta que selecionou com o símbolo .

Se o condomínio tem mais que uma conta no mesmo banco e associadas ao mesmo acesso, poderá ativar todas essas contas de uma única vez.

Se selecionar aqui alguma conta que não pertença ao condomínio - mesmo que pertença a outro condomínio da sua administração - essa conta será ignorada. O serviço somente é ativado para contas do condomínio em que se iniciou o processo.


De seguida, por questões de segurança, o banco envia uma mensagem com um código, que será necessário para confirmar todo o processo.


Por fim, e após validação com sucesso do código, será reencaminhado para a página do Gecond, e após toda a informação ter sido guardada, será apresentada a mensagem de sucesso:



Depois de concluído com sucesso o processo de ativação do serviço, o símbolo será substituído pelo símbolo , indicando que a ativação foi efetuada. A partir desse momento pode utilizar a nova funcionalidade de reconciliação bancária com a(s) conta(s) ativada(s), como será explicado mais adiante.

Deverá ter em conta que este procedimento poderá variar de banco para banco, pois são procedimentos internos e definidos pelo próprio banco.


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   Manutenção do serviço


Por motivos de segurança, a ligação com a conta bancária apenas ficará disponível durante 90 dias, sendo que no final desse período será necessário voltar a efetuar este procedimento. Contudo, nenhuma informação já existente e associada a dados do Gecond será perdida, a renovação é apenas para renovar a ligação com o banco.

Para ajudá-lo a acompanhar o estado do acesso ao serviço e proceder à sua atualização quando necessário, a coluna AIS apresenta símbolos e mensagens sobre esse estado.



O significado de cada símbolo é o seguinte:

Como visto anteriormente, este símbolo permite iniciar a primeira ativação do serviço para uma conta.

Este símbolo indica que a ativação do serviço foi efetuada. Se passar o rato por cima do símbolo verá uma mensagem a informar do período máximo de ligação de 90 dias e também a data em que esse período expira, como exemplificado na imagem seguinte:


 

Este símbolo passará a ser apresentado quando faltarem 15 dias para expirar a validade da ativação do serviço. Passando o rato por cima verá uma mensagem que informa a data de expiração.



Se clicar sobre o símbolo iniciará o processo de renovação da ativação.

Este símbolo passará a ser apresentado quando o serviço tiver expirado. Passando o rato por cima verá uma mensagem que informa a data em que o serviço expirou.



Se clicar sobre o símbolo iniciará o processo de renovação da ativação.

Deixará de ter acesso à descarga de nova informação do banco enquanto não reativar a ligação ao serviço. Continuará a ter acesso aos movimentos bancários já descarregados.

Mais informação na secção de reconciliação bancária mais adiante neste documento.

 


Pode também ocorrer que na coluna AIS não apareça nenhum símbolo:



Isso significa que o banco não disponibiliza atualmente a ligação a este serviço. Poderá sempre ver a lista de bancos aderentes neste link .


O Gecond também dá informação sobre acessos ao serviço de informações bancárias que estão próximos de expirar (15 dias ou menos) ou já expirados no topo da página.



O ícone destacado na imagem anterior informa quantas contas bancárias estão próximas da data limite de renovação do acesso ao serviço ou já ultrapssaram esse prazo, e necessitam da renovação do serviço.

Casa haja alguma conta bancária numa dessa situações, clicar nesse ícone abrirá o seguinte quadro:



A coluna "Expira em" dá-lhe a informação concreta sobre o prazo. Clicando no símbolo terá acesso ao processo de renovação do serviço, que é idêntico ao processo de ativação descrito anteriormente.

 


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   Como efetuar a Reconciliação bancária


Pode aceder à página de reconciliação bancária de duas formas:

  • Através do menu Lançamentos > Tesouraria > Reconciliação bancária:

    Será direcionado para a página da reconciliação bancária, onde deverá indicar o condomínio e a conta bancária, como veremos mais adiante.

  • A partir do separador "Contas bancárias", na ficha do condomínio, usando o botão "Reconciliação bancária":


    Será direcionado para a página de reconciliação bancária já com o condomínio e uma conta bancária preenchidos (será a conta bancária principal, mas poderá mudar a conta).

A que movimentos bancários tem acesso?

O Gecond descarrega diariamente, de forma automática, os movimentos das contas bancárias com o serviço de interligação ativo.


De cada vez, o Gecond descarrega movimentos dos últimos 29 dias que ainda não tenham sido descarregados anteriormente.

Como consequência:

  • Quando o serviço de ligação de uma conta é ativado, a primeira descarga de informação obtém os movimentos bancários dos últimos 29 dias.
  • Caso a ativação do serviço expire e não seja logo renovada, não perderá movimentos quando renovar a ativação do serviço, desde que o faça dentro de 29 dias após a expiração.

 

 


A página de reconciliação bancária está dividida em quatro áreas. Essas áreas trabalham em conjunto para efetuar a reconciliação bancária. Vamos ver resumidamente o significado de cada área, e depois vamos analisar o seu funcionamento em conjunto.

   A primeira área serve para indicação do condomínio e da conta bancária.



Na lista de condomínios estarão disponíveis todos os condomínios ativos que sejam Premium.

Tendo sido escolhido um desses condomínios, a lista de contas bancárias incluirá as contas que já tenham o serviço ativado.

O botão "Pesquisar" aplica os critérios escolhidos às listas de movimentos de tesouraria do Gecond e de movimentos bancários da conta selecionada, como veremos em pormenor mais adiante.

O botão "Limpar" limpa o condomínio e a conta selecionados, bem como as listas de movimentos, para que possa efetuar nova pesquisa.


   Por baixo da área anterior encontra-se outra área que permite listar os movimentos de tesouraria do Gecond. Essa lista é preenchida quando se clica no botão "Pesquisar".



Nesta área podemos ver:

  • O saldo atual da conta bancária no Gecond, ou seja, o saldo dos movimentos de tesouraria registados no Gecond.
  • O saldo conferido desses movimentos de tesouraria.
  • Três opções relacionadas com os movimentos de tesouraria:
    • "Movimentos de tesouraria" - É a opção predefinida e lista os movimentos de tesouraria da conta e do condomínio selecionados. Os movimentos de tesouraria aqui incluídos são influenciados pela próxima área que veremos adiante.
    • "Despesas" - Lista movimentos de tesouraria relacionados com documentos de fornecedores e permitirá também o pagamento e a criação de documentos de fornecedores a partir dos movimentos bancários, como veremos nos tópicos "Pagamento de documentos de fornecedores" e "Criação de documentos de fornecedores".
    • "Dívidas" - Lista os movimentos de tesouraria relacionados com recibos e permitirá também a emissão de recibos a partir dos movimentos bancários, como verermos no tópico "Emissão de recibos"
  • Um campo de pesquisa em que pode registar qualquer texto para filtrar a lista de movimentos de tesouraria por data, descrição ou valor.

    Para filtrar a lista de movimentos basta escrever neste campo o texto de pesquisa e clicar na tecla "Enter". A filtragem será aplicada instantaneamente, procurando o texto inserido em quaisquer dos campos:



    Se quiser remover esse critério de pesquisa, voltando aos resultados anteriores, basta clicar no pequeno "x" existente no extremo direito do campo de pesquisa.

  • A lista dos movimentos de tesouraria relacionados com cada uma dessas três opções.

   Do lado direito, em cima, temos uma área com um conjunto de opções que controla os movimentos de tesouraria e bancários a serem visualizados. A atualização da informação mostrada nas listas de movimentos de tesouraria e bancários é automática, sendo feita logo que seleciona uma destas opções.



  • "Todos os movimentos" - Com esta opção serão apresentados todos os movimentos de tesouraria e bancários, independentemente de estarem ou não conferidos.
  • "Movimentos conferidos" - Com esta opção são apresentados os movimentos de tesouraria já conferidos e os movimentos bancários que estão associados.
  • "Movimentos por conferir" - Esta é a opção predefinida, que mostrará apenas os movimentos de tesouraria ainda não conferidos e os movimentos bancários que não foram usados para reconciliação bancária.
  • "Apresentar movimentos para reconciliação automática" - Ativando esta opção, o Gecond tentará corresponder automaticamente movimentos bancários com movimentos de tesouraria.

    Como o Gecond faz a correspondência automática de movimentos?

    O Gecond tenta corresponder automaticamente os movimentos bancários com movimentos de tesouraria não conferidos com base nos seguintes critérios:

    • data do movimento bancário igual à data do movimento tesouraria;
    • valor do movimento bancário igual ao valor do movimento tesouraria;
    • existência de uma única correspondência de valores em uma mesma data.


    Esclarecendo este último critério: se existir mais que um movimento com o mesmo valor na mesma data, o Gecond não fará nenhuma correspondência.

    Tomemos como exemplo a situação mostrada na imagem seguinte:



    Repare, na lista do lado direito, que existem dois movimentos bancários efetuados em 24-08-2021, com o mesmo valor. Embora existam também dois movimentos de tesouraria na mesma data e com os mesmos valores, o Gecond não faz nenhuma correspondência automática, pois não sabe a que movimento de tesouraria concreto associar cada um dos movimentos bancários.

    Terá que efetuar essa correspondência de forma manual, para poder efetuar a reconciliação bancária, como veremos mais adiante.

    Quando o Gecond consegue fazer alguma correspondência automática, marca as linhas dos movimentos com fundo azul claro e com o símbolo . Esse símbolo significa então que o movimento foi identificado automaticamente para reconciliação; ao clicar neste icone poderá ver o movimento correspondente.

    Na imagem abaixo podemos ver um exemplo das listas de movimentos de tesouraria e de movimentos bancários em que alguns movimentos estão marcados automaticamente. Numa situação real provavelmente todos ou quase todos os elementos estarão marcados. Poderá já efetuar a reconciliação bancária desses movimentos, mas veremos esse processo mais adiante.



    Poderá verificar quais os emparelhamentos de movimentos que o Gecond fez clicando, em qualquer uma das listas, sobre o símbolo . Se clicar sobre esse símbolo em uma linha da lista de movimentos de tesouraria o Gecond filtrará automaticamente a lista de movimentos bancários para mostrar o movimento bancário que associou a esse movimento de tesouraria, como exemplificado na imagem seguinte:



    Note que o símbolo foi alterado para o símbolo . Poderá voltar à lista completa de movimentos clicando novamente sobre esse símbolo .

    A pesquisa pode ser feita nos dois sentidos. Na imagem seguinte mostramos a pesquisa de um movimento bancário, para visualizar o movimento de tesouraria que o Gecond está a associar.



   Por baixo da secção anterior encontra-se a lista de movimentos bancários.



Nesta área podemos ver:

  • O saldo atual da conta bancária.
  • Um botão "Atualizar saldo e movimentos". Como referido anteriormente, o Gecond descarrega diariamente os movimentos das contas bancárias com o serviço ativado, mas pode usar este botão para descarregar novos movimentos que existam na conta bancária, sem esperar pelo próximo dia.
  • Um campo de pesquisa em que pode registar qualquer texto para filtrar a lista de movimentos de tesouraria por data, descrição ou valor.

    Para filtrar a lista de movimentos basta escrever neste campo o texto de pesquisa e clicar na tecla "Enter". A filtragem será aplicada instantaneamente, procurando o texto inserido em quaisquer dos campos:

  • A lista de movimentos bancários.

Que passos dar para efetuar a reconciliação bancária:

  • Aceder à opção de reconciliação bancária a partir do menu Lançamentos > Tesouraria > Reconciliação bancária ou do separador "Contas bancárias", na ficha do condomínio, usando o botão "Reconciliação bancária".
  • Se necessário, indicar o condomínio e a conta bancária.
  • Clicar em "Pesquisar". Como referido anteriormente, todas as opções selecionadas influenciam os movimentos mostrados.

  • O Gecond fará as correspondências automáticas possíveis. Poderá usar a opção Apresentar movimentos para reconciliação bancária para ver apenas esses movimentos nas listas.
  • Para efetuar a reconciliação bancária desses movimentos deverá clicar no botão Efetuar reconciliação automática. Será apresentada uma mensagem a pedir a confirmação da reconciliação:


  • Clicar em "Sim" para efetuar a reconciliação; será mostrada uma mensagem semelhante à seguinte



    Os movimentos conferidos passarão a ser apresentados com fundo verde e com o símbolo (para ver os movimentos deverá ter o filtro em "Todos os movimentos" ou "Movimentos conferidos").


  • Efetuar a reconciliação manual, caso haja movimentos que queira reconciliar e não tenham sido reconhecidoss automaticamente pelo Gecond.

    • Selecionar o movimento de tesouraria.
    • Selecionar os movimento bancários que quer corresponder ao movimento de tesouraria.

       

      Pode associar vários movimentos bancários a um único movimento de tesouraria do Gecond.
    • Clicar no botão "Confirmar".


      Para lhe facilitar o acesso quando a lista de movimentos é extensa e precisa de deslocá-la para cima ("scroll"), o botão "Confirmar", que ficaria escondido, é deslocado para a barra superior, ficando ao lado do botão "Efetuar reconciliação automática".



      Depois de clicar no botão "Confirmar" a reconciliação é efetuada e é dada uma mensagem de confirmação.



       

      Normalmente só pode associar um movimento de tesouraria do Gecond a um ou mais movimentos bancários.

      A exceção permitida é o caso de movimentos de tesouraria cuja forma de pagamento registada seja "Multibanco" ("MB", na coluna "Pagamento"). A Lusopay geralmente transfere o valor dos vários pagamentos Multibanco de um período em uma transferência bancária.

      Por isso, o Gecond permite a seleção de vários movimentos de tesouraria "MB" para associação a um movimento bancário.

       


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   Pagamento de documentos de fornecedores


A funcionalidade de reconciliação bancária tem uma opção que permite efetuar o pagamento de documentos de fornecedores registados no Gecond diretamente a partir dos movimentos bancários.

Para isso, deverá escolher a opção "Despesas" ao lado de "Movimentos de tesouraria".



Embora a opção seja chamada de "Despesas" é também possível trabalhar com créditos de fornecedores.

Ao selecionar essa opção a lista de movimentos de tesouraria será automaticamente preenchida com todos os documentos de fornecedores do condomínio que não estejam completamente liquidados:



Nessa lista, o sinal do valor apresentado na coluna "Saldo (€)" indica-nos se o movimento é uma despesa ou um crédito de fornecedor.

  • Sinal negativo - despesa
  • Sinal positivo - crédito de fornecedor

Note que a apresentação dos sinais nesta lista é o contrário da interpretação usual na opção de documentos de fornecedores do Gecond.

Esta troca é feita aqui para facilitar a correspondência com os movimentos bancários, em que:

  • Sinal negativo - movimento a débito.
  • Sinal positivo - movimento a crédito.

Para efetuar o pagamento de uma despesa (ou o recebimento de um crédito de fornecedor), realizar as seguintes operações, na ordem apresentada:

  • Selecionar o documento de fornecedor a liquidar.

    Surgirá o botão "Pagar", mas ainda bloqueado (marcado a cinzento claro). Serve apenas para indicar que estamos a seguir os passos para um possível pagamento.


  • Selecionar o movimento bancário correspondente. O botão "Pagar" ficará disponível.

  • Clicar no botão "Pagar".
  • Será aberto o formulário de pagamento de despesa, já com a informação preenchida de acordo com os dados do movimento bancário (valor, data, conta bancária). Poderá alterar a forma de pagamento, predefinida como "transferência", e indicar um documento, se assim o desejar:

  • Clicar no botão "Pagar" deste formulário.
  • Serão mostradas duas mensagens a confirmar o pagamento e a reconciliação bancária.
  • Ao voltar à página da reconciliação bancária verá uma sinalização a alertar que um movimento de tesouraria foi conferido:

  • Se mudar o filtro para apresentar os movimentos conferidos poderá verificar que o movimento foi conferido.

 

 


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   Criação de documentos de fornecedores


Pode ocorrer a situação em que uma despesa foi liquidada (ou um crédito de fornecedor recebido) no mundo real sem que tenha sido ainda lançada no Gecond.

O Gecond disponibiliza a opção de criar o documento de fornecedor a partir do movimento bancário.

Para isso, deverá seguir estes passos:

  • Selecionar a opção "Despesas".
  • Na lista de movimentos bancários, selecionar o movimento clicando em .
  • O Gecond interpretará o sinal do movimento:
    • Se o movimento tiver sinal positivo (crédito) será mostrado um botão, na área de movimentos de tesouraria, para a criação de um crédito de fornecedor:

    • Se o movimento tiver sinal negativo (débito) será mostrado um botão, na área de movimentos de tesouraria, para a criação de uma despesa:

  • Clicar no botão para criar o documento de fornecedor (o exemplo é de uma despesa).
  • Alguns dados serão preenchidos automaticamente, de acordo com a informação que é possível recolher a partir do movimento bancário. Deverá complementar a informação obrigatória em falta.
  • Indicar a rubrica:

  • Indicar o fornecedor. O valor indicado não pode ser alterado.

  • Nos dados de pagamento não pode alterar a data, mas pode alterar a forma de pagamento e indicar um número de documento.

  • Depois de preencher a informação em falta, clicar em "Gravar e sair".
  • O Gecond reconhece que está a gerar uma despesa a partir da reconciliação bancária, como demonstrado na informação do caminho no topo da página:


    Por isso, ao gravar o Gecond mostra mensagens de confirmação da criação do documento de fornecedor e da reconciliação bancária e volta à página original da reconciliação bancária.

  • Em resumo, são feitas as seguintes operações:
    • Criação do documento de fornecedor.
    • Registo do pagamento desse documento.
    • Conferência (reconciliação) desse pagamento.

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   Emissão de recibos


Existem empresas que fazem a reconciliação bancária tendo em conta os movimentos do banco, ou seja, por exemplo, todos os meses, de acordo com os movimentos bancários, darão entrada no Gecond dos recebimentos de condóminos.

Tendo em conta este processo, disponibilizamos a opção dividas, que irá apresentar para todos os condóminos o valor em divida, permitindo assim a criação de um recebimento tendo em conta o movimento bancário:

Para isso, deverá seguir estes passos:

  • Selecionar a opção "Dívidas".
  • A lista será preenchida com as dívidas dos condóminos:


    É de notar que:

    • A lista é agrupada por fração e condómino, apresentando todos os condóminos com alguma dívida.
    • Para cada par fração / condómino, é apresentado o valor total da dívida registada no Gecond, mesmo para aviso não vencidos.
  • Nessa lista de dívidas, selecionar a linha para efetuar o recebimento clicando em .
  • Surgirá o botão "Recebimento", mas ainda bloqueado (marcado a cinzento claro). Serve apenas para indicar que estamos a seguir os passos para um possível recebimento:

  • Na lista de movimentos bancários selecionar o movimento que corresponde ao pagamento efetuado pelo condómino clicando em .

  • O botão "Recebimento" ficará desbloqueado.

  • Clicar em "Recebimento"
  • Será aberta a página para efetuar o recebimento, já com alguma informação preenchida. Em particular, o valor recebido já estará preenchido e não pode ser alterado.



  • Deverá selecionar os documentos (avisos e créditos) a incluir e efetuar o recebimento da forma usual.
  • O Gecond reconhece que está a gerar um recibo a partir da reconciliação bancária, como demonstrado na informação do caminho no topo da página:


    Por isso, ao gravar o Gecond mostra mensagens de confirmação da criação do recibo e da reconciliação bancária e volta à página original da reconciliação bancária.

  • Em resumo, são feitas as seguintes operações:
    • Criação do recibo.
    • Conferência (reconciliação) desse recebimento.

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